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【库存那点事儿】异常问题处理

【库存那点事儿】异常问题处理

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库存管理中最为常见的两种问题:收货异常和发货异常。

但凡有现场操作、管理经验的朋友们都会感到,在现场管理中,一旦系统、流程走顺了以后,基本不需要花很多的精力去维护和管理,现场管理的大部分精力都用在了异常处理上。可以认为,流程和系统是执行团队的工具,善于使用流程和系统能够解决99%的问题。

但是,任何流程和系统都是需要人去操作的,凡是有人操作,就有可能出现异常,这就是一般的流程和系统力所不能及的地方。怎么办?那就要在异常发生后查出原因,尽量杜绝,实在不能杜绝的,也需要有针对性地再设计新的流程或者系统,专门解决异常。

下面就讨论库存管理中最为常见的两种问题:收货异常和发货异常。

收货异常

收货异常就是指收到的货品与采购清单上的不一致,而且无法立刻与供应商确认并作更正的情况。这是大略的表述,在实际操作中,收货异常会在如下几种情况下发现:

A. 收货人员与供应商清点时未发现问题,供应商离开后才发现。

B. 供应商并未自己送货,而是委托第三方的物流公司送货,并发现问题。此类收货发生错误的情况很常见,如何处理呢?有两种做法:

a. 只收正确的货品,有问题的直接拒收,或者先不收录系统,暂存后与供应商沟通处理。此种做法不会影响库房内的正常库存,但是会导致与供应商对账的差异,异常商品放在收货区中不入库,缺少系统的控制和管理,有时候会导致拖沓和低效,我曾经看到有问题收货半年后还没有解决掉的。

b. 先全部收下,但是正确的货品进入正常可销售库存,而问题商品进入不可销售库存,并通知采购和供应商。此种做法会导致不可销售库存增加,但是它的优点很多。首先,不是被动地等待问题解决,而是主动地把问题纳入到系统中去;其次,将问题纳入到系统中去后,易于控制和管理;最后,问题商品入库,也有利于后续的退还供应商的操作。

以上的两种做法只能解决送货错误(比如A商品送成B商品)和商品存在问题(包装不好)的情况,对于商品数量出错的情况无法解决。我认为,送货数量错误这种情况无法通过系统解决,只能加强沟通。

在解决收货异常时需要强调的一点是,解决此问题时,供应商的配合很重要(当然,供应商最不敢惹的就是收货)。例如,如果供应商需要通过第三方物流送货,那在签订采购合同的时候,就应该注明,一旦出现差异,由于供应商本人不在场,凭着互信的原则,出现差异时以收货方实际收到的数量为准。

发货异常

和收货异常类似,发货异常就是指客户收到的商品与其订单内容不一致。以个人经验来看,库存异常的产生,在大多数情况下,是由于发货异常而导致的。而相对于收货异常,发货异常的处理要麻烦很多。

首先,对发货异常作一些细分:

A. 订单中原来就有的某一件商品多发/少发;

B. 订单中不存在的某一件商品多发;

C. 两个订单相互发错;

D. 订单中某一件商品发错。

下面谈谈解决办法。首先要注意的是,发货错误的发现,绝大部分情况下都是通过客户反映,而被动了解的。

A. 订单中原来就有的某一件商品多发/少发

若某一商品A多发N件,一般是客户多收到N件A商品后主动反馈才会发现。如果客户同意返还实物,系统中要做的操作是,作两次盘点操作,第一次盘亏N件A商品,原因是发错货;第二次盘盈N件A商品,原因是客户善意归还。

也许有人觉得这两次盘点的结果可以完全抵消,因此完全没有必要做,直接把货放回货位上即可。我却持不同的看法。库存管理中,最为重要的原则是账实相符。既然出现了订单多发的问题,那通过这两次盘点,就会在系统中显示出库存管理的问题,这是考核相关人员的重要指标。如果不在系统上记录,就是糊弄事儿,不利于提高管理水平。

而如果客户不同意返还实物,且企业同意,则只需要做第一步盘点即可,将损失反映到财务上去。

若某一商品A少发N件,客户是肯定会投诉的,因此就需要为客户补回N件A商品。系统中要做的操作是,先作一次盘点操作,盘盈N件A商品,原因是发货漏发;然后再生成一张应付金额为0的订单,其中包括N件A商品。盘盈和生成订单的操作在财务上是能够相互冲抵掉的,因此企业本身并没有实际的损失。

B. 订单中不存在的某一件商品多发

这种情况也肯定是客户主动反馈的,类似于订单中原来就有的商品多发的情况。若客户愿意退还,则一样进行两次盘点,一次盘亏,反映发货错误的实际问题,另一次盘点将库存平掉。若客户不愿意退还,则只做第一步盘亏即可。

C. 两个订单相互发错

两个订单的相关客户至少有一个会主动反馈的,不妨把主动反馈的客户对应的订单称为A,另外一个订单称为B。这种情况下,首先需要根据A订单客户所收到实物,查出B订单相关的客户,并主动联系B客户,请其归还商品。

若B客户愿意归还商品,那企业实际上是没有损失的,与前面的多发、少发情况类似,可以通过盘点的方式来平账。在系统上的操作应为:

1) 盘盈A订单(客户A所需要的A订单被B客户收到并归还);

2) 盘盈B订单(客户B所需要的B订单被A客户收到并归还);

3) 重新生成A订单和B订单,发给相对应的正确客户。

可以注意到,以上的3步操作恰好相互冲抵,在财务上实际是没有损失的。这种情况下,系统记录与实物的流转可以用如下的表来解释:

若B客户不愿意归还商品,那企业实际上是蒙受了损失,财务账上是无法做平的,系统上的操作应为:

1) 盘盈B订单(客户B所需要的B订单被A客户收到并归还);

2) 重新生成A订单发给A客户。

以财务的观点来看,由于订单相互发错,而且B客户拒绝归还A订单的商品的整体后果,相当于公司错误地给出了A商品,收回了B的钱,则公司的“收益”是B-A。这种情况下,系统记录与实物的流转可以用如下的表来解释:

D. 订单中的某一件商品发错

订单中某一件商品发错,假设应发商品为A,实发商品为B,发货前,A商品有N件,B商品有M件,则操作步骤是:

1) 收回发给客户的B商品;

2) 为客户再次发出一件A商品;

3) 再次发货后,两件商品的系统账面数量与实物数量都不符合,需要做一次盘点调整,A商品加1件,B商品减1件。这种情况下,系统记录与实物的流转可以用如下的表来解释:

以上是关于最常见的收货异常和发货异常的产生原因和解决办法。

由于收货操作一般是批量进行,双方同时清点查看,收错的几率较小;即使出现问题,在企业和供应商之间的合作关系下,一般也能够圆满解决。而发货异常相对复杂,出现问题后常常要通过盘点来调整。