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如何做好电子商务的库存管理

如何做好电子商务的库存管理

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可以说库存管理关系到电子商务企业的命脉,库存管理得好,企业可以实现较快的发展。由于电子商务的购买和发货在时间、空间上是异步进行的,因此其库存管理相对传统零售业更加的复杂和专业。

库存,从字面上的理解,是指库房中的存货。对于生产型企业,库存可以分为生产原料和生产结果两大类。而对于零售型企业来讲,没有生产的过程,所有的货品都是从上游采购后,存放在库房,再给销售给下游。库存,也就是库房中的货品总和。

但库房中的库存却不能一概而论。即便是一个SKU,也会分属不同的状态。举一个简单的例子,在实物的流转过程中,难免会发生磕碰、损伤,这些发生损伤的产品也就不能正常销售了,在系统管理时,也必须加以区分。电子商务操作中,由于购买和发货在时间、空间上都是异步进行的,客户下订单到发货的过程中,也存在着时间间隔,也因此必须将库存结构区分开来。

为了适应这种异步销售过程,电子商务企业的库存,在系统结构中,一般会分为如下几个部分:

1. 可销售库存(S)

可销售库存(sellable inventory)是即网站前台显示的库存,也是库存的最大组成部分。大部分电子商务企业中,前台网站会与后台WMS(Warehouse Management System)保持数据同步,并作出判断。当“可销售库存>0”时,这一商品可供购买,前台网站则会显示产品可销售;而一旦“可销售库存<0”时,前台网站则会显示商品缺货。一般所说的缺货并不等于库房中没有库存了,而只是没有可销售库存。

大部分的公司只会在前台显示是否有库存,但这实际上可以做到更细致。

例如在京东的前台上,客户在选择不同收货区域时,系统会根据各个分仓的库存数据作出显示,是否有现货,以帮助客户购买,达到更好的客户体验(图1)。

而在卓越亚马逊的系统中,当可用库存数量很少时,会在前台提示客户数量很少,请客户加紧购买,提高转化率(图2)。

而顾客选购完商品,确认订单时,前台网站会首先向后台系统发出要求,检查订单产品数量与当前可销售库存数量。若可销售库存数量>订单产品数量,则通知前台网站成功,否则会通知前台库存不足,提醒客户。

生成一张新的订单后,该客户购买的库存则会被预留下来,用于后续的发货,系统中可用库存数量减少,而减少的可用库存到哪里去了呢?这就变成了下一部分。

2. 订单占用库存(O)

当生成订单时,可用库存数量减少,订单占用库存(Order Occupied Inventory)数量增多,变化的数量即订单中的产品数量,这个很容易理解。

设立订单占用库存的原因在于:订单的生成和库房的发货在时间上是异步的。这样做的优点在于:保证已经生成订单的库存,这部分客户可以顺利收货;而且客户在下订单时,能够保证有产品发货。若不设立订单占用库存,则会产生客户下订单后,库存发现无货可发的尴尬情况。

而处理订单时,针对的只是已经被订单所占用的库存,与前台的销售无关。订单出库后,系统中扣减的也只是订单所占用库存。

3. 不可销售库存(U)

经常讲要理论符合实际,这句话套用到库存管理上来讲,就是库存的系统记录需要与库存实物相对应。

前面举的例子当中,产品由于破损无法销售,在系统中也必须有相应的状态。实际操作中,无法作正常销售的原因很多,例如包装破损、性能故障、型号标错等等。为了理论符合实际,在系统中也会定义出这一部分的库存为不可销售状态(Unsellable Inventory)。

不可销售库存在系统中的标注方法有两类。一类是使用不同的SKU代号来区别,例如某一正常商品的SKU编码是351038,它所对应的不可销售库存的SKU编码则是351038U;另外一种方式是使用同一种SKU,但是专门开辟一个不可销售库存区,所有不可销售的库存统一管理。

4. 锁定库存(L)

在销售中,经常会使用的一种促销方式是降价,这一方式的效果会非常好,成功的降价促销可以在很短时间内将商品一售而空,可销售库存直接转化为订单占用库存。

但是有一些情况下,销售方并不希望这么快就将所有的库存都售出。有的时候是因为所有库存全部作降价促销的成本很高,有的时候是防止竞争对手的恶意采购,更多的情况下,则是希望将这一产品的降价作为引子,带动网站的流量和整体销售,这就需要将促销分批次进行。

为达到以上的目的,会采用锁定库存(Locked Inventory)的方式。库存被锁定后,无法直接销售。促销进行一段时间后,可用库存为0,无法继续销售,必须在解除锁定后才能转化为可销售库存,继续进行销售。

5. 虚库存(V)

以上所说的,都是指在实物在库房中的库存。但库房的总容积量是一定的,不可能无限制的扩展。而依据长尾理论,电子商务的最大优势则是几乎无限的商品展示和销售能力。如何将有限的库房处理能力和无限的可销售商品联系赶来呢?方法早就有了,虚库存(Virtual Inventory)。

有一些产品,虽然库房中并没有,或者并没有很多,但是供应渠道非常通畅,可以在很短的时间内送到库房中,变为库存;另外一些产品,销售量少,库存的管理难度大,只有当产生订单后,才向供应商采购。这部分不在实际的库存中,但是可以很快采购到的货品就叫做虚库存。

虚库存的存在,是为了使前台网站的可销售数量大于实际可销售数量。当存在虚库存时,电商库存公式会变成:

S=IOUL+V

6. 调拨占用库存(T)

很多B2C企业有着超过一个以上的库房。多个库房的设置,主要是因为规模发展到一定程度后,库存量很大,很难在一个单独的库房中存储,另外,也经常会在客户聚集地附近设立库房,以满足当地客户的需求。

各个库房之间,必然存在着库存的分派和调拨。当产生调拨计划后,调出地库房的某一部分库存就会被占用,这部分库存被称为调拨占用库存(Transport Inventory)。调拨占用库存和订单占用库存的性质相似。当存在调拨占用库存后,电商库存公式变成:

S=IOUL+VT

7. 调拨中库存(A)

库存的调拨,必然会存在一段时间,库存既不存在于调拨出库房,也不存在于调拨入库房,这一部分库存就像漂在空中一样,称为调拨中库存(Air Inventory)。设1号库房为调拨出库房,2号库房为调拨出库房,在调拨发货前,这两个库房的库存结构为:

I1=S1+O1+U1+L1V1+T1

I2=S2+O2+U2+L2V2+T2

I=S+O+U+LV+T

若从1号库房调拨出量为A的库存到B库房,在1号库房调拨发出后,2号库房收到调拨前,两库房的库存结构为:

I1=S1+O1+U1+L1V1+T1A

I2=S2+O2+U2+L2V2+T2

I=S+O+U+LV+TA

可以看到,两个库房的总库存减少了,调拨中库存在路上,只能计在财务库存中,而并不能计入实物库存。只有当调拨完成后,库存进入2号库房,总库存才会恢复。

I1=S1+O1+U1+L1V1+T1A

I2=S2+O2+U2+L2V2+T2+A

I=S+O+U+LV+T

以上是通用性的一些库存结构综述,在各家公司不同的商业模式和运营流程中,有着各自的特殊性,会使用到更加复杂的库存结构方式,以适应本公司的实际情况,这里不作太深入的探讨。