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【富润学堂】中小型企业选型清单:如何选购一套ERP系统

【富润学堂】中小型企业选型清单:如何选购一套ERP系统

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       也许你会认为企业资源规划系统只适用于大型企业,但那已不再是正确的观念。如今的ERP系统建立于现代技术之上,可便捷地为满足小型企业的需求量身定制。没有传统的高价标签,还能通过集成的和自动化的方式节省大量的时间和金钱。然而,在为其业务评估和甄选最佳系统时,以下五项尤为重要。

 

        1、对于中小型企业,何时选购ERP系统最佳?

       大多数中小型企业使用着如笔、纸和Microsoft Excel等传统的方法来记录业务信息、为顾客开具发票、对商品进行发货和处理帐目。这是一种最便宜的、最快捷的着手工方式,但是这些传统的流程在不久后就会难以继续维持,事实上还会浪费企业的时间和资源。

       当中小型企业旧的会计和报表流程变得繁琐和费时,并感觉到业务增长已经受限时,可以考虑购买一套ERP系统。
       “当您感到您已经不能再控制住现有的系统或方法时,您应该考虑购买一套ERP系统。”区域总监,中国和韩国Matt Taylor建议道,“对中小型企业来说,这是一个停止浪费在手工作业流程上的时间并节省费用的恰当时机,又能很容易地实现自动化。”

 

       2、明确您的需求

       什么ERP功能可以帮助改善您的业务?提前明确您公司的需求是一个的好主意,并在您联系潜在的供应商前将它们详细地记录下。这样供应商就能很容易地了解到系统该如何使用,需要覆盖到多少未来的使用者,他们需要向您展示什么样的功能和您的可用预算。 “大多数中小型企业打算购买他们的第一套ERP系统来改善开票流程,也许还能得到一个更好的库存状况明细。”Matt说道,“在替换第一套或第二套系统时,不管怎样,大多数组织都知道他们对具体细节的需求,因此他们明白需要何种功能。”

       一套好的ERP系统应具有灵活性并能与公司共同成长。但不要选购那些您尚不需要的支持功能。选择一套灵活的系统去购买并实施您所需要的附加模块将会更有意义。

 

       3、聆听经验

       虽然您现在可以上网查找到关于不同ERP供应商的许多信息,但您同样也应该花一些时间从您的朋友、同事、工作伙伴和其他商业合作伙伴那儿听取一些经验和建议。即使他们的组织业务需求可能与您的截然不同,但他们提供给您的关于供应商的客户服务水平的意见是非常有价值的。

       “所有的供应商都可以使系统顺利运行,但涉及到客户服务,就是另外一件事情了。。尤其是中小型企业在实施第一套ERP系统后具有很高的期望和一些典型的问题,这就要求供应商去证明他们在开始选型时所做出的承诺。”Matt说道。

       如果您不知道各种ERP系统之间的差异,那聘请一位外部顾问将对您非常有帮助。在选择顾问时,必须确保您选择的是具有良好信誉的公司或个人,并应安排签署一份能概述您期望的合同;否则您的公司不能用充分的收益来证明所花费的成本。

 

       4、供应商值得信赖吗?

       中小型企业在寻找一套新的系统时无需总为ERP供应商提心吊胆,但是他们应该彻底地评估一下供应商向他们展示了些什么。Matt建议购买者能获得一份销售演示文稿的副本,并认真记录在谈判期间所有商定和承诺的事项。
他评论道,“大型的供应商,他们通常都会事先以书面形式记录。小型的供应商,更应该以书面形式记录。国际厂商会按照一套总的规则来履行自己的承诺。专业的厂商还会帮助客户考虑哪些功能是他们真正所需要的和哪些会对总成本产生影响。”

 

        5、为研究和甄选预留足够的时间

       寻找一套合适的ERP系统不是一两天能完成的事情,所以在研究和甄选过程中预留一段充足的时间是非常重要的。如果您不考虑太多的竞争厂商,您应该在一个月的时间内找出适合您的各种选择。事先设定一个实际可行的对策将会非常有用,还可用于实施该系统的准备工作。
       Matt总结道,“同样,这对您在购买和实施后学习如何是很有帮助的。一旦员工学会如何正确地操作系统后,一套精心挑选的系统将开始为您获取它的投资回报。”